Informative, registri dei trattamenti, nomine, contratti e procedure sono elementi fondamentali di un sistema privacy. Ma nessun documento può impedire a una persona di:
- inviare un file al destinatario sbagliato;
- utilizzare impropriamente il campo CC invece del CCN;
- condividere dati con persone non autorizzate;
- conservare documenti dove non dovrebbero essere conservati;
- pubblicare accidentalmente informazioni personali;
- fornire dati telefonicamente a chi non dovrebbe riceverli;
- utilizzare servizi cloud non autorizzati;
- lasciare incustodito un dispositivo;
- rispondere in modo errato a una richiesta di accesso ai dati;
- ignorare una possibile violazione.
La protezione dei dati passa quindi inevitabilmente dalle persone. Il GDPR prevede che chi agisce sotto l'autorità del titolare o del responsabile e ha accesso ai dati personali li tratti sulla base delle istruzioni ricevute. Il Codice Privacy italiano consente inoltre di attribuire specifici compiti e funzioni alle persone che operano all'interno dell'organizzazione.
La formazione rende quelle istruzioni comprensibili e applicabili nella realtà quotidiana.