Non possiamo gestire il tempo. Possiamo gestire ciò che decidiamo di fare nel tempo disponibile. Per questo il time management riguarda soprattutto priorità, pianificazione, concentrazione, interruzioni, delega, scadenze, organizzazione delle attività.
Una giornata piena non è necessariamente una giornata produttiva. Essere occupati e produrre risultati sono due cose differenti.
Urgente non significa importante
Uno dei problemi più comuni è confondere urgenza e importanza. Un'attività può essere urgente perché qualcuno la richiede immediatamente. Ma questo non significa necessariamente che abbia un impatto elevato sugli obiettivi.
Al contrario, attività molto importanti possono non avere una scadenza immediata: pianificazione, prevenzione, formazione, sviluppo delle persone, miglioramento dei processi. Se vengono sempre rimandate perché “non urgenti”, prima o poi diventano emergenze.
Una buona gestione del tempo richiede quindi di distinguere ciò che richiede attenzione immediata da ciò che genera realmente valore.
Gestire le interruzioni
Messaggi, e-mail, telefonate, notifiche, riunioni, richieste improvvise: il lavoro moderno è caratterizzato da continue interruzioni. Ogni passaggio da un'attività a un'altra comporta un costo cognitivo.
Per questo produttività non significa semplicemente lavorare più velocemente. Significa creare condizioni nelle quali sia possibile dedicare attenzione sufficiente alle attività importanti. La formazione può aiutare a sviluppare strategie per organizzare le comunicazioni, proteggere momenti di concentrazione, utilizzare correttamente il calendario, gestire le notifiche, raggruppare attività simili, ridurre il multitasking improduttivo.
Il mito del Multitasking
Quando svolgiamo contemporaneamente attività che richiedono attenzione, spesso non stiamo realmente facendo più cose nello stesso momento. Stiamo spostando rapidamente l'attenzione da un'attività all'altra. Ogni passaggio richiede uno sforzo e aumenta la probabilità di errori, perdita di informazioni, rallentamenti, affaticamento.
Essere produttivi non significa mantenere contemporaneamente aperte dieci attività. Significa sapere su quale attività concentrare l'attenzione in quel momento.
Produttività personale e organizzativa
La produttività non dipende soltanto dalla capacità individuale. Un dipendente può essere perfettamente organizzato e lavorare comunque in un sistema inefficiente. Se le priorità cambiano continuamente, le riunioni occupano l'intera giornata, le responsabilità non sono chiare, le decisioni vengono continuamente rimandate e tutte le attività vengono definite urgenti, il problema non può essere risolto semplicemente insegnando al lavoratore a gestire meglio la propria agenda.
La formazione deve quindi distinguere tra produttività personale e produttività organizzativa.
Riunioni efficaci
Una riunione dovrebbe esistere perché esiste qualcosa che deve essere ottenuto meglio insieme che individualmente. Prima di convocarla è utile chiedersi:
- Qual è l'obiettivo?
- Chi deve partecipare?
- Quale decisione deve essere presa?
- Quali informazioni servono?
- Quanto tempo è realmente necessario?
Una riunione efficace dovrebbe produrre decisioni + azioni + responsabilità + scadenze. Non semplicemente un'altra riunione.